Jak vystavit fakturu online: jednoduchý postup pro začínající OSVČ

Než se dáte do fakturace, připravte si své základní údaje – jméno nebo název firmy, IČO, adresu a číslo účtu. Dále budete potřebovat údaje zákazníka, popis služby či zboží, cenu a datum splatnosti.

Pokud fakturujete firmě nebo jinému podnikateli, obvykle stačí znát pouze jeho IČO. Chytrý fakturační program podle něj dohledá název a adresu ve veřejných registrech. Nemusíte nic složitě opisovat a snížíte riziko překlepů.

Ve fakturačním programu iDoklad nemusíte hledat staré šablony ani pokaždé vyplňovat stejné informace. Založíte si účet, doplníte údaje o svém podnikání a vytvoříte nový doklad.

Potom zadáte IČO odběratele, přidáte položku, cenu a splatnost. Hotovou fakturu můžete odeslat přímo z aplikace nebo ji stáhnout jako PDF. Program pomůže s číslováním dokladů a umožní přidat vlastní logo i QR kód pro platbu.

Stálé klienty si uložíte do adresáře a opakované služby nebo produkty do ceníku. Příště už jen vyberete správné údaje ze seznamu a fakturu máte hotovou za chvíli.

iDoklad si můžete prvních 60 dní vyzkoušet zdarma se všemi funkcemi. Pokud poté fakturujete nejvýše pěti stálým klientům, můžete pokračovat s účtem i bez placeného předplatného. To se hodí zejména začínajícím OSVČ, které zatím pracují s několika pravidelnými odběrateli.

Nejprve si založte účet a vyplňte údaje o sobě nebo své firmě. Ty se pak automaticky propíšou do každého dalšího dokladu.

Pak vytvořte novou fakturu, zadejte IČO odběratele nebo klienta vyberte z adresáře. Program doplní jeho název a adresu. Poté přidejte fakturovanou položku (například konzultaci, lekci, opravu, grafické práce nebo prodané zboží) a nastavte cenu a datum splatnosti.

Nakonec údaje zkontrolujte a fakturu odešlete. Přidat můžete také QR kód, díky kterému zákazník nemusí ručně opisovat číslo účtu, částku ani variabilní symbol. Po jeho načtení se platební údaje automaticky vyplní v bankovní aplikaci.

Na začátku si možná říkáte, že pár dokladů měsíčně zvládnete ručně. Podnikání se ale může rozběhnout rychleji, než čekáte. Své o tom ví také Broňa Sobotka.

Začínal výukou angličtiny a postupně přidal videa, online kurzy, podcasty, školení, knihy a další projekty. Spolu s objednávkami však přibývala i administrativa. Díky propojení iDokladu s webem dnes většina faktur za jeho online kurzy odchází automaticky.

„Když mi odpadly administrativní povinnosti, můžu o to víc energie věnovat do tvorby. Mám čistou hlavu a spoustu nápadů,“ říká.

Online fakturace se tak může přizpůsobovat vašemu podnikání. Na začátku vám pomůže s prvním dokladem, později zvládne automatizovat velkou část rutinní administrativy.

Online fakturační nástroj pomáhá hlavně s úkoly, ve kterých se při ručním přepisování snadno chybuje. Doplní údaje odběratele, pomůže s číselnou řadou a uloží doklady na jednom místě.

Získáte také přehled o platbách. Hned vidíte, které faktury jsou zaplacené a které stále čekají na úhradu. Po propojení s bankou lze příchozí platby párovat s doklady a zákazníkům po splatnosti automaticky posílat upomínky.

Jednodušší je i spolupráce s účetními. Místo přeposílání jednotlivých PDF jim můžete umožnit přístup k dokladům, které si stáhnou ve chvíli, kdy je potřebují.

Vystavení faktury online nemusí znamenat složité nastavování ani studium účetnictví. Na začátku stačí vědět, komu fakturujete, za co a v jaké výši. S doplněním údajů, číslováním dokladu i jeho uložením vám pomůže program.

Až zakázek přibude, můžete postupně přidat adresář klientů, ceník, pravidelné faktury, bankovní propojení nebo automatické upomínky. Fakturace tak poroste spolu s vaším podnikáním a další doklady už nebudete pokaždé vytvářet od nuly. Místo hledání šablon a kontrolování tabulek je odešlete během několika minut a můžete se vrátit k práci, za kterou fakturujete.