Jak napsat úřední dopis - vzor

Při psaní úředního dopisu si nejprve uvědomte, co chcete adresátovi sdělit. Omezte se na jen nezbytné informace, které jsou pro úřad důležité. Před psaním úředního dopisu proto shromážděte všechny podstatné informace. Dodržujte logický postup, aby nedošlo ke komunikačnímu šumu. Nejdůležitější je, aby adresát úřednímu dopisu a obsaženému sdělení porozuměl.

Otevřete si textový soubor, nejlépe Microsoft Office Word.

Do čela úředního dopisu napíšeme adresu, komu je úřední dopis adresován. Adresu zásadně píšeme do pravého horního okraje. Např.

Městký úřad Litoměřice
Mírové náměstí 15/7
412 01 LITOMĚŘICE

Napíšeme datum, kdy dopis píšeme a odesíláme. Uvedeme před ním místo odeslání úředního dopisu, vždy v prvním pádě a neskloňujeme. Vzor:

Praha, 14. 7. 2011

Položka "Věc:" byla z úředních dopisů vypuštěna a je považována za zastaralou. Nyní píšeme přímo název dokumentu. Vzor:

Žádost o zápis změn údajů v registru vozidel

Tuto položku můžeme podtrhnout pro zviditelnění.

Každý dopis začneme oslovením adresáta, i když se jedná o úřad. Vzor:

Vážení,

Od levé svislice začneme adresáta seznamovat s problematikou, kvůli které úřední dopis píšeme. Text řadíme do logických odstavců. Text upravíme do bloku.

Na závěr adresáta upozorníme na případné přílohy dopisu nebo na kopii dopisu, v případě, že kopie dopisu zasíláte na vědomí jiné osobě.

Na konci dopisu se rozloučíme, např.:

Předem děkuji za brzké vyřízení.

S pozdravem Karel Novák

Do dolního pravého okraje uvedeme na sebe kontaktní údaje. Vzor:

Karel Novák
Senovážná 9
140 00 Praha 4